Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Stefan Matschula
flowmatiq – WEBSITES · KI-AUTOMATION · DIGITAL MARKETING
In den Schmidbreiten 1
86745 Hohenaltheim
Deutschland

E-Mail: hallo@flowmatiq.eu

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3. Hosting (Vercel)

Diese Website wird bei Vercel Inc., 340 Pine Street, Suite 900, San Francisco, CA 94104, USA gehostet. Beim Aufruf unserer Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien gespeichert, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Website). Vercel verarbeitet Daten ggf. auch in den USA – Vercel ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

4. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf unserer Website eine Anfrage senden, werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betriebsart, Anliegen) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Die Daten werden in unserem internen CRM-System gespeichert (siehe Abschnitt 5) und nach Abschluss der Bearbeitung bzw. spätestens nach 3 Jahren gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. KI-Chatbot (Matiq) und Lead-Speicherung

Auf unserer Website ist ein KI-gestützter Chatbot namens „Matiq" integriert. Wenn Sie den Chatbot nutzen, werden Ihre Gesprächsnachrichten zur Verarbeitung an einen KI-Dienst übermittelt (Ollama Cloud, USA). Die Verarbeitung dient ausschließlich der Beantwortung Ihrer Anfrage. Es werden keine Gesprächsinhalte dauerhaft beim KI-Anbieter gespeichert.

Sofern Sie im Gespräch mit dem Chatbot Kontaktdaten angeben (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), werden diese zusammen mit dem Gesprächsverlauf in unserem internen CRM-System auf einem Server in Deutschland (IONOS SE, Karlsruhe) gespeichert. Zweck der Speicherung ist die Vorbereitung und Durchführung eines Beratungsgesprächs.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Leadbearbeitung). Die Daten werden spätestens nach 3 Jahren gelöscht, sofern kein Auftragsverhältnis entstanden ist. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten unter hallo@flowmatiq.eu beantragen.

6. Drittanbieter / KI-Dienst

Zur Bereitstellung des KI-Chatbots nutzen wir die Ollama Cloud API (Anbieter: Ollama Inc., USA). Bei der Nutzung des Chatbots werden Ihre Nachrichten zur Verarbeitung an diesen Dienst übermittelt. Ollama verarbeitet Daten ggf. in den USA. Wir haben mit Ollama eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Art. 46 DSGVO.

7. Cookies

Diese Website verwendet keine Tracking-Cookies, keine Marketing-Cookies und kein Cookie-Banner. Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet (z. B. Session-Cookies für den sicheren Seitenbetrieb), die keine personenbezogenen Daten enthalten und nach Ende der Browser-Sitzung automatisch gelöscht werden. Eine Einwilligung ist hierfür gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG nicht erforderlich.

8. Keine Weitergabe an Dritte

Wir verkaufen oder übertragen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte, mit Ausnahme der in dieser Datenschutzerklärung genannten Auftragsverarbeiter (Vercel für Hosting, Ollama für den KI-Chatbot), die vertraglich zur vertraulichen Behandlung verpflichtet sind.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde in Bayern ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

10. Datensicherheit

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt.

11. Aktualität dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand März 2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf dieser Seite abgerufen werden.

12. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit direkt an uns wenden:

Stefan Matschula · flowmatiq
E-Mail: hallo@flowmatiq.eu